Обработка персональных данных при выдаче справок об оплате образовательных услуг

Языковая студия Welcome · сервис spravka.studiowelcome.ru · редакция от 10 сентября 2026 года

1. О чём этот документ

Документ описывает, как обрабатываются персональные данные, когда вы оставляете заявку на справку об оплате образовательных услуг для получения социального налогового вычета (форма по КНД 1151158, утверждена приказом ФНС России от 18.10.2023 № ЕД-7-11/755@).

Он относится только к этому процессу. Общие правила обработки персональных данных у каждого оператора изложены в его политике конфиденциальности — ссылки приведены в таблице в разделе 2. Настоящий документ дополняет их в части выдачи справок; если положения расходятся, для этого процесса действует настоящий документ.

2. Кто обрабатывает ваши данные

Языковая студия Welcome — сеть, в которой занятия ведут самостоятельные юридические лица и индивидуальные предприниматели. Услуги вам оказывает то из них, которое работает в вашем городе, — оно же выдаёт справку и оно же является оператором ваших персональных данных.

Оператором по вашей заявке становится одно лицо из перечня — то, чей филиал вы выбрали:

В Долгопрудном справки выдают два лица, и оператором является то, которому вы вносили оплату: по 31 августа 2025 года включительно — ИП Рыльская А. Е., с 1 сентября 2025 года — АНО ДО «Языковая студия «Велкам (Добро пожаловать)».

Почтовый адрес для обращений указан в политике конфиденциальности каждого оператора. Обращения к ИП Рыльской А. Е. принимаются по адресу info@studiowelcome.ru.

3. Какие данные обрабатываются

Состав данных задан формой справки, утверждённой ФНС: без этих сведений документ не может быть оформлен.

О плательщике (том, кто оплачивал обучение и получает вычет):

• фамилия, имя, отчество;
• дата рождения;
• ИНН;
• реквизиты документа, удостоверяющего личность: вид документа, серия, номер, дата выдачи;
• адрес электронной почты — для отправки готовой справки;
• сумма, уплаченная за обучение в отчётном году.

Об обучающемся (если платил не за себя): фамилия, имя, отчество, дата рождения, ИНН при наличии, реквизиты документа, удостоверяющего личность.

Технические сведения: дата и время отправки заявки, IP-адрес, с которого она отправлена. Они сохраняются как подтверждение того, что согласие было дано, и больше ни для чего не используются.

4. Зачем эти данные нужны

• сформировать справку об оплате образовательных услуг по форме КНД 1151158 и передать её вам;
• подтвердить факт и сумму оплаты по договору об оказании образовательных услуг;
• вести учёт выданных справок — он обязателен, поскольку каждая справка имеет номер, а исправление возможно только выпуском корректирующей справки с тем же номером;
• ответить вам, если вы обратитесь по поводу заявки или выданной справки.

Для рекламы и рассылок эти данные не используются.

5. На каком основании

• Ваше согласие — пункт 1 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Вы даёте его, отмечая соответствующее поле при отправке заявки.
• Исполнение договора, стороной которого вы являетесь, — пункт 5 части 1 статьи 6 того же закона.
• Исполнение обязанности, возложенной законом, — пункт 2 части 1 статьи 6: справка выдаётся в порядке, установленном статьёй 219 Налогового кодекса и приказом ФНС России от 18.10.2023 № ЕД-7-11/755@.

6. Как заявка попадает к нужному оператору

Заявки принимает единый сервис сети — spravka.studiowelcome.ru. Это сделано для того, чтобы вам не приходилось искать сайт своего филиала и чтобы нумерация справок велась без ошибок.

Дальше работает разграничение:

• вы выбираете город (или переходите по ссылке своего филиала) — заявка адресуется тому юридическому лицу, которое там работает;
• сотрудники филиала видят только заявки своего юридического лица. Заявки других городов им недоступны — ограничение действует на уровне данных, а не оформления страницы: чужая заявка не открывается и по прямой ссылке;
• сотрудники головного офиса имеют доступ ко всей сети — для сопровождения сервиса и разбора обращений;
• в общий рабочий чат сети приходит только уведомление о поступлении заявки с указанием города. Персональных данных в таком уведомлении нет.

Технически данные всех филиалов хранятся в одной базе на одном сервере — это общая инфраструктура сети. Доступ к ним разграничен так, как описано выше.

7. Кому данные передаются

Ваши данные не продаются, не передаются для рекламы и не раскрываются третьим лицам, за исключением случаев ниже:

• вам самим — готовая справка отправляется на указанный вами адрес электронной почты;
• поставщику услуг электронной почты, через сервер которого проходит это письмо; сервер расположен за пределами России — подробнее в разделе 8;
• в налоговый орган — но не нами: справку в ФНС подаёте вы сами вместе с декларацией. Со стороны студии в налоговую ваши данные не направляются;
• по требованию государственных органов, если такое требование предъявлено в порядке, установленном законом.

8. Где обрабатываются данные

Сервер, на котором работает сервис и хранится база заявок, находится на территории Российской Федерации (город Москва).

Трансграничная передача

Готовая справка отправляется вам письмом через почтовый сервер, расположенный в Нидерландах (город Амстердам). Вместе со справкой через этот сервер проходят указанные в ней сведения: фамилия, имя, отчество, дата рождения и ИНН плательщика и обучающегося, реквизиты документа, удостоверяющего личность, сумма оплаты, а также ваш адрес электронной почты.

Нидерланды являются стороной Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных и относятся к государствам, обеспечивающим адекватную защиту прав субъектов персональных данных. Передача выполняется только для того, чтобы доставить вам справку, и осуществляется в соответствии со статьёй 12 Федерального закона № 152-ФЗ.

9. Сколько данные хранятся

• заявка и выданная справка — пять лет с года выдачи: справка относится к документам, подтверждающим расходы, и в течение этого срока может понадобиться и вам, и налоговому органу;
• если вы отзовёте согласие — обработка прекращается, а данные удаляются, кроме тех, которые оператор обязан хранить по закону (сведения о факте выдачи справки и её номере);
• техническое подтверждение согласия (дата, IP-адрес) хранится столько же, сколько сама заявка.

10. Ваши права

Вы вправе:

• узнать, обрабатываются ли ваши данные, и получить их копию;
• потребовать уточнить неточные данные или удалить те, что обрабатываются без основания;
• потребовать прекратить обработку и отозвать согласие в любой момент;
• обжаловать действия оператора в Роскомнадзоре или в суде.

Как подать обращение

• письмом на почту оператора из таблицы в разделе 2 или на info@studiowelcome.ru — головной офис передаст обращение нужному оператору;
• почтой по адресу, указанному в политике конфиденциальности оператора;
• лично в филиале, который выдавал справку.

Чтобы оператор нашёл вашу заявку и убедился, что обращается владелец данных, укажите в обращении фамилию, имя и отчество, номер документа, удостоверяющего личность, дату его выдачи и выдавший орган, а также сведения о заявке — город и год справки или дату, когда вы её заказывали. Обращение подписывается; в электронной форме — электронной подписью (часть 3 статьи 14 Федерального закона № 152-ФЗ).

Сроки ответа

• сведения об обработке ваших данных — в течение 10 рабочих дней со дня получения обращения. Срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней, о чём оператор направит вам мотивированное уведомление;
• уточнение неполных или неточных данных, удаление данных, обрабатываемых без основания, — в течение 7 рабочих дней со дня, когда вы представили подтверждающие сведения;
• прекращение обработки по вашему требованию — в течение 10 рабочих дней, с возможным продлением не более чем на 5 рабочих дней, если у оператора нет иного законного основания для обработки;
• при отзыве согласия обработка прекращается, а данные уничтожаются в срок не более 30 дней, кроме сведений, которые оператор обязан хранить по закону.

11. Как данные защищены

• соединение с сервисом шифруется, форма не работает по незащищённому протоколу;
• доступ сотрудников — по личным учётным записям с паролем, который знает только сам сотрудник; общих паролей на филиал нет;
• сотрудник видит только заявки своего юридического лица;
• реквизиты доступа к внешним сервисам хранятся в зашифрованном виде;
• в системные журналы персональные данные не записываются — только идентификатор заявки.

12. Текст согласия

Согласие даётся отметкой в поле рядом с кнопкой отправки заявки и имеет следующее содержание:

Документ составлен по фактической схеме обработки данных в сервисе выдачи справок. Редакция от 10 сентября 2026 года.